所有的伟大都是由一个个细节构成的。

今天我将展示创作一个PPT方案的一些细节，这非常之基础，但也因此经常被疏忽，也因此甚至不会有人专门展开教学。

但是我发现许多展示策划在这些方面是有所欠缺的，虽然在以前的文章当中连带着讲过许多次，也零零散散的谈到了一些，但引起的重视并不够，所以我决心单开一期来专门讲讲这些问题。

虽然不同的软件如WPS、MicrosoftOfficePPT，基本的功能可以相互替代，但在具体使用中，许多格式、版式甚至功能是完全不同的。所以在做方案时，请确认你们用的是不是同一款软件甚至同一版本，如果可以，尽量保证软件是一致的，至少团队内部的软件应该一致，包括你们的字体库。

就目前情况而言，建议还是用office系列，所覆盖的面会更广一些。

为什么版式必须统一？如果版式不统一，你是4:3，他是16:9的，当你们两个的文件合并到一起时，你就得从头调整你的PPT版式，那么这会浪费你大量的时间.

但如果一开始你们的版式设定是一致的，复制粘贴时就会自然合并到一起，不需要做任何其他额外的调整，不要小看这小小步骤所能节省的时间，有时候几百页的方案，就因为这一点小失误，会浪费你1-3天的时间。

可以的话，在项目开始的时候，就确定你们的基础版式，并保证每个人使用同一个来源文件。而这个源文件可以精简到最简单的状态，去除多余的母版，多余的页面，甚至只是确定了基础的版面尺寸或比例。

你可以在“菜单栏-设计-幻灯片大小-自定义幻灯片大小”当中调整他们。

一个几百页的方案当中，可能有几十页甚至上百页是属于同一个类型或章节的内容，那你完全没有必要一页一页的复制页首、页尾，你要做的就是设定好母版即可。

如果很多人同时使用不同的PPT模板，即使你们的比例是一样的，因为他们的设计大不相同，所以当你们的文件在合并时，也同样会产生大量的冗余，并产生排版的困难。

打开“视图-幻灯片母版”，去除多余的模板，只留下你想要的。

系统自带的模板尽量不要用，丑。

说到底一个方案也大概只由：“首页、目录页、分割页、文字页、图片页、图文页、尾页”些基础页面组成，所以你实际上只要做几个基础母版就可以，需要使用的时候直接右键，选择模板即可。

不要嫌麻烦，做大页数方案的时候这会很便利。

在一页PPT里面尽量让你的字体不过多。建议中文字体2~3个，英文字体2~3个，甚至加起来2~3个就可以了。当然，特殊的设计可以在PS或者AI里完成后导入。

如果为了一两个字符或者文字而添加专门的字体，在保存时会大大的增加你的文件体积，甚至不规范的字体有时候会报错。如果不是特别的必要，建议你直接使用最基础的默认字体，比如微软雅黑、宋体、黑体，因为所有的电脑都会有这些字体。

还有一种办法就是“选择性粘贴“，选中你的文字以后，复制，然后CRTL+ALT+V，选择图片格式，就能将你的字体固定成图片了。

在office文档里有“字体替换”这个工具，你可以直接把默认的字体转换成你自己想要的，不用一个个去格式刷。

文本整体的行间距最好保持一致，比如1.5倍。太密的话容易让人产生紧张感，不利于阅读，太疏松的话又过于放松，占用空间。

在“文件- powerpoint选项-保存”中，拉到最后，勾选将字体嵌入文件，你所选择的字体将成为文件的一部分。

如果真的很喜欢某个字体，除了你在保存时，要将字体一并保存之外，尽量把这些字体单独文件也带上一份，以防汇报的时候出现识别不正确的各种情况。某宝搜索：可商用字体，有人已经帮你整理好了。

不要一页一页的在你的右下角编辑你的页码格式，在幻灯片母版里操作，调整它的字体大小和位置，当你在插入页码时，它就会自动插入。这件事情可以在你完成所有文档以后操作，也可以在你设定基础母版时就把它做好，推荐在开始时一并做好。

精简：一页的内容是不是太多了？

对齐：内容居中/左/右了吗？

分组：相同主题的内容放在一起了吗？

强调：重点内容放大了吗？颜色是不是特别杂？文字看得清吗？

美化：找什么图更好看一些？

这个内容点在之前一篇文章里《从策划的平面设计到思维模型》专门讲过，大家移步阅读就可以了。

我会倾向于为每一个展馆方案制作一个主题PPT，这是独一无二的，它将有助于我们整体方案的传达。PPT的设计也是我们整体方案的一部分。如果有条件，你可以试着把每一页都当成海报来设计。你会发现方案原来是如此的融合而变成一个整体。

连图片都对不齐的方案，会让人产生极度的不舒适感，会直接让人影响到对你专业度的认可。观察一下你插入的图片，尽量将他们对齐。如果你不能确保对齐，可以用右上角的数字档工具输入你想要的尺寸，以确保他们一定是一样的。

同样的版式，同样的结构，一幅清晰的图片远比一个模糊的图片要让人感觉舒适。所以你如果找的是参考图，尽量找那些清晰的，照片中的大量细节会将你的版面进行丰富。登陆https://www.pexels.com/之类的无版权网站，用关键词找到你想要的高清图片，如果没有，你可以用AI工具让他们进行放大。

尽量找好看的图，有设计感的图，有美感的图。甚至一副好的图片本身直接占据一副大版面，也没有任何问题。在高手的演讲过程当中，你看他们找的图都是极其精确的，并往往具有摄影美感。

有时候为了找到一张合适的图，我们可能会花费好几个钟头的时间，甚至几天，但现在我们有了AIGC这个工具，效率已经增加了非常多，只要我们能想象的出来，只要我们能说得出口，AI就可以帮我们画出来，所以推荐大家尽量学习类似于Midjourney和stablediffusion这类的工具，我不知道是不是设计师们的福音，但对于我们展示策划来说一定是的。

入门的教程见《Stable Diffusion 展览展示极简入门课》。

一张图片有时候会高达十几兆甚至几百兆，如果你将它复制到图PPT里，会发现PPT整体变卡了，如果这样的图片很多，你的PPT甚至完全反应不过来，在你创作进入状态的时候这会很糟心。

有两种方法可以解决，第一种是是复制进去之前进行压缩，用Adobe全家桶或格式工厂之类的格式转换工具。

第二种是复制到PPT里面以后进行整体的图片压缩。双击你的图片，你就能看到它的压缩选项。有时候你的PPT之所以那么冗余，庞大并且笨重，纯粹是因为你没有压缩，你的显卡根本来不及反应而已。

正常情况下，如果是为了打印，220dpi完全足够了，如果你觉得不保险，330dpi也完全可以。当然如果你的图片精度非常高，是重点需要单独呈现的话，那还是用源文件去打印以后插入吧。

一定要在演示之前尝试演示几遍，从头到尾。因为你不知道原先的模板里是否设置了莫名其妙的转场动画、音效、录音或排练内容。播放演练之后，可以把这些不喜欢的东西全部删除。

再强调一下，你的方案不一定是在你的设备上播放的。所以准备PDF的意义在于，万一PPT不能播放，或者文件格式字体完全错乱，这时候PDF就可以变成你的应急文件，虽然不能播放视频，但也好过无。

如果你曾经进行了排练，那么你一定要记得在正式文件外发或展示之前把这些排练文件删除，没用过的话就别管它了，文件自动播放很容易打断你自己的讲述节奏的。

我个人喜欢干干净净的，没有任何动画的页面。但适当的加入一些转场动画，会让整个画面更加俏皮，可爱和生动。但不要太花哨，这样容易把观众的注意力引到别的地方去，如果转场动画不能有助于提升你的听众感受，那么还不如将它去掉。

PPT的操作是有许多窍门的，比如一些快捷键、组合操作等，比如一些你所不知道的功能。建议你去找一本专门的书来进行学习，不要觉得不好意思，这件事情本来在你大学的时候就应该完成的。

就像是想提高摄影审美，那就得去看大量优秀的摄影作品，倒不是说你要去分析他们的摄影手法，拍摄技巧，而只是纯粹让你看这些好的东西的过程中，它们自然会在你的记忆中留痕，并成为你的一种认知本能。

所以我们学习PPT平面设计也是一样的，最好的办法就是大量观摩别人的作品，看优秀的PPT是怎么做的、优秀的平面海报和其他平面作品是这么做的。

如果前期你的设计能力有限，可以直接借用别人的PPT模板来进行创作，当然，该走的流程还是要走，要把前文我所说的一些通用性的细节记住，并将它养成习惯。

以上所说的各种各样的细节，都是长期做方案时我发现的各种“小细节”。每个可能都是小问题，但有可能直接导致你最终方案的整体崩坏。

刚开始你可能会觉得很烦躁，但坚持一下，尽可能把它变成你的工作本能，你就不会感觉到很累，反而会沉浸在一个完美的方案诞生的创作快乐当中。

从优秀通往卓越的路不是大步迈进的，而是通过无数的细节进行堆砌和打磨。

就比如画一幅画每一个笔，每一个笔画看似都无关紧要，那只有你画好每一笔，尽力画好每一笔，你的画才会呈现出更好的质感——我们的方案也是这样子的。

在展馆还没落地的时候，每一个PPT，每一个方案，都是我们的作品，代表着我们的专业水准。甚至在我们的职业生涯当中，我们绝大多数的创意都是以方案存在的，所以认真做我们的方案，完善它的每个细节，人间值得。

以下附上自检清单，下次大家做PPT的时候可以按照这个顺序检查一遍噢。

还有哪些？欢迎补充。

策展人叶秋

20231114