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策划案终于通过!执行却只还原了30%…

原创 2022-08-31

(文中素材来自网络公开信息,侵删,谢谢)

每日一梗

杀鸡儆猴,猴看的多了,也就不怕了。


有经验的策划人都知道,在做一些中大型的活动时,需要制定出一份严谨又周密的活动执行方案,来帮助自己更好的把控和统筹现场。


但是,尽管有执行方案,一些活动还是不能得到很好的落地,最后的效果也和预想的有一定差距。最后还是得执行出来背锅…


看到这里,只能心疼执行小伙伴一秒~


那么,为了能让大家的活动都能顺利圆满的落地,今天猫妹妹将从这七个环节:信息沟通、方案制定、开会分工、活动筹备、全体排练、 现场执行、会后跟进,来帮助各位活动人制订一份执行手册,把控整个执行过程。


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信息沟通


信息沟通是活动执行中的第一环节,充分的信息沟通以及对活动成熟地思考是活动举办成功的基础,也能尽可能避免由于活动理解偏差和信息失真造成的反工、遗漏和时间浪费等问题。


因此项目总负责人须在活动正式筹备之前,与领导和其它人士进行充分沟通,在可允许的范围内争取了解尽可能多的信息,填写下列活动信息沟通表,再筹划下一步工作。



方案制定


活动方案是活动执行的指导性文件。在活动信息沟通完成之后,项目负责人填写活动信息沟通表,项目组制定活动方案与活动执行方案(初稿),组织各部门讨论,根据修改建议形成活动执行方案(第二版), 提交给领导审阅,最后根据领导反馈意见制定活动执行方案(最终版)。



开会分工


活动前期,成立活动项目组,由项目负责人定期召开沟通会议,进行初步的工作分工。


活动方案确定后,项目执行人召集全体工作人员,举行活动工作安排会,详细介绍活动信息及其具体人员安排,同时了解全体人员时间和工作任务情况,听取反馈建议,及时进行工作调整与方案完善,最终确定全体人员分工。


同时要根据不同的活动内容明确人员招聘的需求,保证人员基本手续齐全。



活动统筹


在明确活动方案和人员分工,正式进入活动筹备环节,真正是细化深入的过程根据不同活动情况进行一一排查。


比如户外场地排查环节:

· 活动区域具体位置及相关尺寸测量(可利用长宽高)

· 活动区域周边情况(人流/朝向/交通/周边具体环境)

· 是否需要报批手续及相关部门(如需要报批列出清单)

· 安全隐患评估(做好消防/防雨等安全预案)

· 竞品活动了解(同一时间是否有竞品或其他活动)


比如文件管理环节:

活动中所涉及到的文件档案主要包括各种审批的行政文件、相关合同协议、新闻宣传稿件、策划方案、工作计划、相关证件票据等,需及时整理,让各个需要文件的工作人员可以及时传递,从而提高工作效率。



全体排练


针对重大公开活动,或其它有重要领导参加的活动,需提前对重要环节进行排练,以增加工作人员活动执行的熟练度,发现其中存在的问题。


需要排练的重要环节通常包括领导接待环节、活动开场环节、重要仪式环节、领导欢送环节等,其中重要仪式环节由于其中工作较多,需要多人的配合,通常需要进行多次排练。



现场执行


在活动正式开始前,你需要了解布展位置是否与先前一致,这直接影响活动效果;物料是否准备齐全,这将直接影响活动质量。



会后跟进


会后跟进工作也是活动的重要环节,于活动结束之后,需及时对活动进行跟进整理,具体包括如下几个方面:


1、会后撤场

有序安排各部门进行撤场,还原会场整洁,执行负责人办理撤场手续。


2、感谢短信发送

活动结束后,需及时对与会领导的参会和支持表示感谢。


3、会议/活动纪要

活动结束后,工作人员及时整理活动录音、视频和会议记录,撰写会议/活动纪要,针对重要活动,需要形成活动记录,甚至形成会议/活动成果书籍。


4、活动新闻稿

活动结束的当天晚上,工作人员整理活动新闻稿,保证第二天及时进行新闻发布。


5、音像资料整理

及时对活动图片、视频等音像资料进行整理、修饰和剪辑,重要活动的视频和图片还须进行刻盘,连同其它活动成果资料、洗印照片等。


6、活动文件归档

在会后跟进的基本工作完成之后,对活动文件进行归档整理。



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